項目團隊管理——如何搞好團隊建設

摘要：在項目管理中，良好的溝通與協(xié)調(diào)是進行項目管理的紐帶，它對于項目取得成功是必不可少的。有效的溝通與協(xié)調(diào)可使矛盾著的各方而居于統(tǒng)一體中，使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均衡，使項目實施和運行過程順利。所以項目經(jīng)理要做好溝通與協(xié)調(diào)的各項工作。
關鍵詞：溝通;協(xié)調(diào);項目管理
    現(xiàn)代項目中參加單位非常多，形成了復雜的項目組織，各單位有不同的任務、目標和利益，他們都企圖指導、干預項目實施過程。項目中組織利益的沖突比企業(yè)中各部門的利益更為激烈和不可調(diào)和，而項目管理者必須使各方而協(xié)調(diào)一致、齊心協(xié)力地工作，這就顯示出項目管理中溝通與協(xié)調(diào)的重要性。
    溝通是組織協(xié)調(diào)的手段，是解決組織成員間障礙的基本方法。協(xié)調(diào)的程度和效果常依賴于各項目參加者之間溝通的程度。
    實際工作中，主要存在的溝通障礙包括語言障礙、知識水平的限制、知覺的選擇性、心理因素的影響、溝通渠道的選擇、組織結(jié)構(gòu)的影響、信息量過大七種障礙。
    要克服上述障礙，管理過程中要采用提高溝通效率的技巧與建議：
　　1、澄清概念。項目經(jīng)理在溝通前要有系統(tǒng)地思考，分析和明確溝通信息，并充分考慮接收者及可能受到該項溝通影響的所有人。
　　2、進行必要的信息交流�，F(xiàn)代社會變化迅速項目經(jīng)理只有從大量的信息中進行選擇，把有用的和工作密切相關的信息傳遞出去，才能收到應有的效果。
    3、確定溝通的目的與目標，進而確定溝通的內(nèi)容。
    4、溝通時要考慮一切環(huán)境，包括溝通的的背景、社會環(huán)境、人的環(huán)境以及過去溝通的情況。
    5、計劃溝通內(nèi)容時，應盡可能取得他人意見，與他人商議，獲得更深入的看法及獲得他人的支持。
    6、用語言或非語言準確表達自己的想法。
    7、在信息溝通后必須設法取得反饋，以弄清下屬是否愿意遵循，是否采取了相應的行動等。
    8、項目經(jīng)理要言行一致，以自己的行動支持自己的想法與說法，而且更有效的溝通是行重于言。
    9、做一個“好聽眾”，在聽取他人的陳述時要專心，明確對方說些什么。
    工程項目管理中，應該著重做好以下各項溝通與協(xié)調(diào)工作：
    1. 內(nèi)部人際關系的協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理部是項目組織的領導核心。通常，項目經(jīng)理不直接控制資源和具體工作，而是由項目經(jīng)理部中的職能人員具體實施控制，這就使得項目經(jīng)理和職能人員之間以及各職能人員之間存在界限和協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理的協(xié)調(diào)上作包括：
    項目經(jīng)理與技術(shù)專家的溝通。技術(shù)專家往往對基層的具體施上了解較少，只注意技術(shù)方案的優(yōu)化，注重數(shù)字，對技術(shù)的可行性過于樂觀，而不注重社會和心理方面的影響。項目經(jīng)理應積極引導，發(fā)揮技術(shù)人員的作用，同時注重全局、綜合和方案實施的可行性。
    建立完善、實用的項目管理系統(tǒng)。明確各自的工作職責，設計比較完備的工作流程，明確規(guī)定項目中正式溝通方式、渠道和時間，使大家按程序、按規(guī)則辦事。
　　 建立項目激勵機制。由于項目的特點，項目經(jīng)理更應注意從心理學、行為科學的角度激勵各個成員的積極性。例如：采用民主的工作作風，不獨斷專行;改進工作關系，關心各個成員，禮貌待人;公開、公平、公正地處理事務;在向上級和職能部門提交報告中，應包括對項目組織成員的評價和鑒定意見，項目結(jié)束時應對成績顯著的成員進行表彰等。
　　形成比較穩(wěn)定的項目管理隊伍。以項目作為經(jīng)營對象的企業(yè)，應形成比較穩(wěn)定的項目管理隊伍，這樣盡管項目是一次性的、常新的，但項目小組卻相對穩(wěn)定，各成員之間相互熟悉，彼此了解，可大大減小組合摩擦。
　　建立公平、公正的考評工作業(yè)績的方法、標準，并定期客觀、慎重地對成員進行業(yè)績考評，在其中排除偶然、不可控制和不可預見等因素。
    2、項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層關系的協(xié)調(diào)依靠嚴格執(zhí)行項目管理目標責任書“。項目經(jīng)理部受企業(yè)有關職能部門的指導，兩者既是上下級行政關系，又是服務與服從、監(jiān)督與執(zhí)行的關系。企業(yè)要對項目管理全過程進行必要的監(jiān)督調(diào)控，項目經(jīng)理部要與企業(yè)簽定責任狀，盡職盡責、全力以赴地抓好項目的具體實施。
　　3、項目經(jīng)理部與發(fā)包人之間的協(xié)調(diào)，發(fā)包人代表項目的所有者，對項目具有特殊的權(quán)利，要取得項目的成功，必須獲得發(fā)包人的支持。
    項目經(jīng)理首先要理解總目標和發(fā)包人的意圖，反復閱讀合同或項目任務文件。對于未能參加項目決策過程的項目經(jīng)理，必須了解項目構(gòu)思的基礎、起因、出發(fā)點，了解目標設計和決策背景，否則可能對目標及完成任務有不完整的甚至無效的理解，會給工作造成很大的困難。如果項目管理和實施狀況與最高管理層或發(fā)包人的預期要求不同，發(fā)包人將會干預，將要改變這種狀態(tài)。所以，項目經(jīng)理必須花很大力氣來研究發(fā)包人的意圖，研究項目目標。
　　項目經(jīng)理有時會遇到發(fā)包人所屬的其他部門或合資者各方同時來指導項目的情況，這是非常棘手的。項目經(jīng)理應很好地頃聽這些人的忠告，對他們做耐心的解釋說明，但不應當讓他們直接指導實施和指揮相關組織成員。否則，會有嚴重損害整個工程實施效果的危險。項目經(jīng)理部協(xié)調(diào)與發(fā)包人之間關系的有效方法是執(zhí)行合同。
　　4、項目經(jīng)理部與監(jiān)理機構(gòu)關系的協(xié)調(diào)：項目經(jīng)理部應及時向監(jiān)理機構(gòu)提供有關生產(chǎn)計劃、統(tǒng)計資料、工程事故報告等，應按《建設工程監(jiān)理規(guī)范》的規(guī)定和施工合同的要求，接受監(jiān)理單位的監(jiān)督管理，搞好協(xié)作配合。項目經(jīng)理部應充分了解監(jiān)理工作的性質(zhì)、原則，尊重監(jiān)理人員，對其工作積極配合，始終堅持雙方目標一致的原則，并積極主動地工作。在合作過程中，項目經(jīng)理部應注意現(xiàn)場簽證工作，遇到設計變更、材料改變或特殊工藝以及隱蔽工程等應及時得到監(jiān)理人員的認可，并形成面材料，盡量減少與監(jiān)理人員的摩擦。項目經(jīng)理部應嚴格地組織施工，避免在施工中出現(xiàn)敏感問題。與監(jiān)理人員意見不一致時，雙方應以進一步合作為前提，在相互理解、相互配合的原則下進行協(xié)商，項目經(jīng)理部應尊重監(jiān)理人員或監(jiān)理機構(gòu)的最后決定�！　�

    5、項目經(jīng)理部與設計單位關系的協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理部應在設計交底、圖紙會審、設計洽商與變更、地基處理、隱蔽工程驗收和交工驗收等環(huán)節(jié)與設計單位密切配合，項目經(jīng)理部應注重與設計單位的溝通，對設計中存在的問題應主動與設計單位磋商，積極支持設計單位的工作，項目經(jīng)理部在設計交底和圖紙會審工作中應與設計單位進行深層次交流，準確把握設計，對設計與施工不吻合或設計中的隱含問題應及時予以澄清和落實;對于一些爭議性問題，應巧妙地利用發(fā)包人與監(jiān)理工程師的職能，避免正面沖突。
    6、項目經(jīng)理部與材料供應人關系的協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理部與材料供應人應該依據(jù)供應合同，充分利用價格招標、競爭機制和供求機制搞好協(xié)作配合。項目經(jīng)理部應在項目管理實施規(guī)劃的指導下，認真做好材料需求計劃，并認真調(diào)查市場，在確保材料質(zhì)量和供應的前提下選擇供應人。為了減少資源采購風險，提高資源利用效率，供應合同應就數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、時間和配套服務等事項進行明確。
　　7、項目經(jīng)理部與分包人關系的協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理部與分包人關系的協(xié)調(diào)應按分包合同執(zhí)行，正確處理技術(shù)關系、經(jīng)濟關系，正確處理項目進度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、生產(chǎn)要素管理和現(xiàn)場管理中的協(xié)調(diào)關系。項目經(jīng)理部應加強與分包人的溝通，及時了解分包人的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并以平等的合同雙方的關系支持承包人的活動，同時加強監(jiān)管力度，避免問題的復雜化和擴大化。

    8、項目經(jīng)理部與其他單位關系的協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理部與其他公用部門有關單位的協(xié)調(diào)應通過加強計劃性和通過發(fā)包人或監(jiān)理工程師進行協(xié)調(diào)。
    項目經(jīng)理部與遠外層關系的協(xié)調(diào)應在嚴格守法、遵守公共道德的前提下，充分利用中介組織和社會管理機構(gòu)的力量。遠外層關系的協(xié)調(diào)應以公共原則為主，在確保自己工作合法性的基礎上，公平、公正地處理工作關系，提高工作效率，促進社會和諧。
　　綜上所述，工程項目管理中，協(xié)調(diào)工作涉及面廣且又瑣碎，突出了各專業(yè)協(xié)調(diào)對項目順利實施的重要性，項目經(jīng)理要加強這方面的管理，同時做好每一部分工作，才有可能把問題隱患消滅在萌芽狀態(tài)，保證圓滿完成工程項目目標。（項目管理者聯(lián)盟）

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