淺談工程項(xiàng)目的采購(gòu)管理

摘　要：采購(gòu)管理是工程項(xiàng)目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中關(guān)鍵的一步。項(xiàng)目采購(gòu)管理至少應(yīng)當(dāng)注意以下三點(diǎn)：一是要搞清采購(gòu)工作的基本流程；二是要強(qiáng)化全流程成本意識(shí)；三是要選好供應(yīng)商。
關(guān)鍵詞：項(xiàng)目　采購(gòu)管理　程序　全流程成本　供應(yīng)商
    采購(gòu)一詞是從Procurement翻譯而來(lái)，意為努力獲得或設(shè)法搞到。它不同于一般意義上的商品購(gòu)買(mǎi)，包括以不同的方式從組織外部獲得貨物、土建工程和服務(wù)的整個(gè)采辦過(guò)程。項(xiàng)目的采購(gòu)則可以定義從項(xiàng)目組織外部獲取產(chǎn)品（包括貨物和服務(wù)）的整個(gè)過(guò)程。
    對(duì)于工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，設(shè)備、材料的采購(gòu)費(fèi)用大約占項(xiàng)目總投資的50％—60％。同時(shí)，采購(gòu)交貨的進(jìn)度又直接影響項(xiàng)目的進(jìn)度；采購(gòu)質(zhì)量的好壞也制約著項(xiàng)目質(zhì)量的高低，并將決定項(xiàng)目建成后的連續(xù)、穩(wěn)定和安全運(yùn)轉(zhuǎn)。由此可見(jiàn)，采購(gòu)管理是工程項(xiàng)目管理中的重要組成部分，它不但是工程項(xiàng)目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，而且還是執(zhí)行中的一個(gè)關(guān)鍵步驟[1]803。
    項(xiàng)目采購(gòu)是一項(xiàng)很復(fù)雜的工作。項(xiàng)目采購(gòu)管理時(shí)，至少應(yīng)當(dāng)做到以下三點(diǎn)：一是要搞清采購(gòu)工作的基本流程；二是要強(qiáng)化全流程成本意識(shí)；三是要選好供應(yīng)商。

一、搞清采購(gòu)的基本流程
    項(xiàng)目采購(gòu)工作包括從組織建立開(kāi)始，經(jīng)采買(mǎi)、催交、檢驗(yàn)、直到最后一批產(chǎn)品通過(guò)檢驗(yàn)為止的全部工作。項(xiàng)目采購(gòu)管理可以分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和收尾階段。不同的階段側(cè)重點(diǎn)不同，準(zhǔn)備階段主要工作有建立組織、需求分析、熟悉市場(chǎng)、確定采購(gòu)戰(zhàn)略和編制采購(gòu)計(jì)劃；實(shí)施階段主要工作包括接收請(qǐng)購(gòu)文件、確定合格供應(yīng)商、招標(biāo)或詢價(jià)、報(bào)價(jià)評(píng)審或評(píng)標(biāo)定標(biāo)、召開(kāi)供應(yīng)商協(xié)調(diào)會(huì)、簽定合同、調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃、催交、檢驗(yàn)、包裝及運(yùn)輸?shù)�；收尾階段工作主要有交接、材料處理、資料歸檔和采購(gòu)總結(jié)等。具體的工作流程如圖1所示。

說(shuō)明：
    1、多批次采購(gòu)時(shí)，第二次以后的采購(gòu)一般從“接收請(qǐng)購(gòu)文件”開(kāi)始，至“交接”處結(jié)束；最后一個(gè)批次的產(chǎn)品交接結(jié)束后，才能進(jìn)入到“資料歸檔”和“材料處理”階段；
    2、“資料歸檔、材料處理和采購(gòu)總結(jié)”通常在項(xiàng)目臨近結(jié)束時(shí)進(jìn)行；
    3、采購(gòu)方式通常從“詢價(jià)”或“招標(biāo)”中選擇其一。

二、強(qiáng)化全流程成本意識(shí)
    全流程成本意識(shí)，即是說(shuō)，成本的降低關(guān)注的不只是某一產(chǎn)品直接成本的下降，而是著眼于項(xiàng)目建設(shè)的大局，以項(xiàng)目總體成本的降低為標(biāo)準(zhǔn)。獲得了低價(jià)的采購(gòu)物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、快速及時(shí)的供應(yīng)、可靠的貨源保證、節(jié)約的組織成本等也屬于成本上的利益。降低采購(gòu)成本還要考慮其它“利益相關(guān)者”的收益，不能只看采購(gòu)直接成本的降低，要從項(xiàng)目采購(gòu)的全過(guò)程來(lái)探求降低總成本的有效措施。
    （1）準(zhǔn)確預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算是在采購(gòu)之前對(duì)采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)資金使用的一個(gè)整體規(guī)劃，是項(xiàng)目采購(gòu)的基準(zhǔn)。有了準(zhǔn)確的預(yù)算，就能隨時(shí)對(duì)資金的使用情況進(jìn)行檢測(cè)和控制，確保資金的使用在合理的范圍內(nèi)浮動(dòng)，有效地控制資金的流向和流量，達(dá)到控制采購(gòu)成本的目的。
    （2）充分利用環(huán)境。充分利用采購(gòu)環(huán)境主要包括兩個(gè)方面：一是對(duì)外部環(huán)境的利用。建立健全市場(chǎng)信息機(jī)制，全面熟悉市場(chǎng)，深入分析行情，大膽合理預(yù)測(cè)，為科學(xué)決策提供有力參考；二是加強(qiáng)成本控制（內(nèi)部環(huán)境），即通過(guò)對(duì)構(gòu)成成本的一切費(fèi)用進(jìn)行科學(xué)的計(jì)算、控制和監(jiān)督，將各項(xiàng)費(fèi)用控制在預(yù)定的基準(zhǔn)以內(nèi)，并分析產(chǎn)生偏差的原因，采取相應(yīng)的對(duì)策，最大程度的降低采購(gòu)成本。
    （3）增強(qiáng)對(duì)全過(guò)程和每一個(gè)細(xì)節(jié)的控制。在對(duì)設(shè)備、材料進(jìn)行需求分析和項(xiàng)目設(shè)計(jì)時(shí)，就嚴(yán)格控制設(shè)備、材料的選型與核算；項(xiàng)目實(shí)施階段，應(yīng)當(dāng)以主要精力把好工程的質(zhì)量關(guān)（杜絕返工），同時(shí)也要注意防止材料的浪費(fèi)和流失；在項(xiàng)目結(jié)束階段，要對(duì)設(shè)備及多余的原材料進(jìn)行合理的處置。

三、選好供應(yīng)商
    供貨商的選擇與管理是采購(gòu)過(guò)程中至關(guān)重要的一環(huán)。供貨商管理與選擇水平的高低，直接影響到采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量、進(jìn)度，對(duì)于減少采購(gòu)成本，保障工程的順利進(jìn)行起著關(guān)鍵的作用。選擇了好的供應(yīng)商，并與之建立良好的合作關(guān)系就等于擁有了好的產(chǎn)品和服務(wù)。在供應(yīng)商的選擇上應(yīng)當(dāng)注意以下三點(diǎn)。
    （1）規(guī)范選擇的程序和標(biāo)準(zhǔn)。不同的公司在選擇供應(yīng)商時(shí)雖然有著不同的評(píng)審的內(nèi)容和程序，但是作為一個(gè)成熟的團(tuán)隊(duì)，應(yīng)該有自己固定的標(biāo)準(zhǔn)和程序。圖中的流程、表2中的標(biāo)準(zhǔn)可以作為選擇時(shí)的參考。

    （2）合理確定數(shù)量及方式。在選擇供應(yīng)商的數(shù)量時(shí)，既要避免單一貨源帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，又要保證所選的供應(yīng)商能夠享有充足的供應(yīng)份額，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低采購(gòu)的成本，一般不超過(guò)3－4家。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、有限競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)和直接簽訂合同采購(gòu)。在項(xiàng)目采購(gòu)中，多種招標(biāo)方式可以組合使用，這樣更有利于提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，更好地控制采購(gòu)的成本。
    （3）加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理。在合作過(guò)程中對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期考核，建立量化指標(biāo)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)，并據(jù)此衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作。這樣就能持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效地降低項(xiàng)目采購(gòu)總成本。
    項(xiàng)目采購(gòu)工作，是關(guān)系項(xiàng)目成敗的大事。項(xiàng)目采購(gòu)部在采買(mǎi)、催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸及交付的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)高度關(guān)注采購(gòu)工作的進(jìn)度、質(zhì)量和費(fèi)用目標(biāo)，及時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告，確保采購(gòu)工作時(shí)刻處在正確的領(lǐng)導(dǎo)之下。（資料來(lái)源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟）

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